מהי אי־התאמה באחזקה, למה זה קורה ואיך מתמודדים עם זה נכון?

מהי אי־התאמה באחזקה, למה זה קורה ואיך מתמודדים עם זה נכון?

במערכת תחזוקה פעילה – גם אם הכול מתועד, מנוהל ומבוצע לפי הספר – ייתכנו מצבים שבהם משהו לא עומד בדרישות.
בדיוק לזה קוראים אי־התאמה (Non-Conformity).

במאמר הזה נסביר מהי אי־התאמה, איך מזהים אותה, ולמה חשוב לטפל בה בצורה מתועדת ומובנית כדי למנוע חזרתיות ולהשתפר לאורך זמן.

מהי אי־התאמה?

אי־התאמה היא כל פעולה, מצב או תוצאה שלא עומדים בדרישות שנקבעו מראש:
אם זה מפרט טכני, הוראות יצרן, נוהל פנימי, תקן ISO או כל קריטריון מוסכם.

במילים פשוטות: משהו לא בוצע כמו שצריך – וצריך לעצור ולבדוק למה.

דוגמאות לאי־התאמה במערך תחזוקה:

• משימה שבוצעה באיחור מהתאריך שנקבע

• טכנאי טיפל בציוד – אבל לא תיעד את הפעולה

• תקלות חוזרות באותו ציוד ללא טיפול שורש

• שימוש בחלקי חילוף שאינם לפי הנחיות

• תחזוקה שבוצעה ע"י אדם לא מוסמך

• טיפול שלא בוצע כלל למרות שנקבע מראש

למה חשוב לזהות ולטפל באי־התאמות?

• כי זו אינדיקציה לבעיה מערכתית

• כי חוסר תיעוד / טיפול לקוי עלול להוביל לתקלה חמורה יותר

• כי תקני ISO מחייבים תהליך ניהול אי־התאמות

• כי זו הזדמנות לשפר את הנהלים ולמנוע חזרות

תהליך ניהול אי־התאמה

1. זיהוי – על ידי טכנאי, מנהל, מערכת או ביקורת

2. תיעוד – פרטי האירוע, ציוד, מיקום, תאריך, תמונות

3. ניתוח סיבה – למה זה קרה? טעות אנוש? נוהל לקוי?

4. תוכנית תיקון – גם מיידית וגם ארוכת טווח

5. ביצוע ומעקב – כולל הקצאת אחראי

6. סגירה רשמית – רק לאחר תיקון בפועל ואישור

ניהול אי־התאמות ב־Promobox

במערכת Promobox אפשר לנהל אי־התאמות כמו כל תקלה:

• פתיחת כרטיס "אי־התאמה" עם תיאור, תיעוד ותמונות

• שיוך למשתמש, ציוד או אזור

• הקצאת משימת תיקון

• מעקב סטטוס + תיעוד סגירה

• הפקת דוחות לפי סוג, אזור, משתמש או סטטוס

כך תהליכי האיכות והתחזוקה נפגשים – במקום אחד.

לסיכום

אי־התאמות הן לא כשל – הן הזדמנות לתיקון ושיפור.
כשהן מנוהלות נכון, הן עוזרות לארגון לצמוח, ללמוד ולמנוע תקלות חוזרות.

ב־Promobox, אנחנו נותנים לך את הכלים לזהות, לתעד ולסגור כל חריגה – בצורה מסודרת, יעילה ואחראית.