תיעוד וארכיון בתחזוקה תעשייתית – כך שומרים על סדר, היסטוריה ובקרה לאורך זמן

במערכת תחזוקה תעשייתית, כל פעולה שנעשתה – צריכה להיות מתועדת.
לא רק בשביל לזכור מה בוצע, אלא גם בשביל:

• להבין מגמות

• להוכיח טיפול

• לעמוד בביקורות

• לעקוב אחרי אחריות

• ולהימנע מחזרה על אותן טעויות

הבעיה? במפעלים רבים המידע הזה פשוט הולך לאיבוד.
התיעוד מתבצע ידנית, מפוזר באימיילים או נשאר בזיכרון של איש תחזוקה שפורש בעוד חודש.

ב־Promobox, כל פעולה שאתה עושה – נשמרת, מתועדת, ומתויגת בצורה מסודרת.
במאמר הזה נבין איך תיעוד חכם וארכיון נגיש יוצרים שקט ניהולי אמיתי.

למה תיעוד הוא חלק קריטי מהתחזוקה?

• כדי לזכור מתי טופלה תקלה בפעם האחרונה

• כדי להבין מה חזר על עצמו

• כדי לדעת אם ציוד היה באחריות בעת טיפול

• כדי להפיק דוחות איכות ו-ISO

• כדי לעקוב אחרי ספקים וטכנאים לאורך זמן

• וכדי שמידע לא ייעלם כשאנשים מתחלפים

בלי תיעוד – אין רצף ניהולי, אין למידה ואין ראייה מערכתית.

Promobox – כל דבר נשמר. כל דבר מתועד. כל דבר מחובר.

תיעוד לפי משימה

בכל משימת תחזוקה, אפשר לתעד:

• מה נעשה בפועל

• מי ביצע

• תאריך ושעה

• תמונות מהשטח

• חומרים שהשתמשו בהם

• חתימה דיגיטלית / אישור לקוח

• משימות המשך

תיעוד לפי ציוד

לכל פריט ציוד יש היסטוריה מלאה של:

• כל תקלה שאירעה

• כל טיפול שבוצע

• מי טיפל ומתי

• קבצים מצורפים (הוראות, מפרט, אישורים)

כך אפשר לעקוב אחר תפקוד הציוד לאורך שנים – גם אם האנשים מתחלפים.

תיעוד לפי ספקים

• אילו תקלות טופלו ע"י כל ספק

• מה איכות הביצוע (באחוזים / איחורים / תיקונים חוזרים)

• אילו חלקים הוזמנו או הותקנו

• תעודות אחריות, טפסי ביקורת, חתימות

• פילוח עלויות לפי תקופה

תיעוד לפי מיקום / אזור

• אילו אזורים דורשים הכי הרבה תחזוקה

• תיעוד היסטורי לפי מבנה, קו ייצור, תחנה

• תיעוד של מיקומים רגישים (חדרי קירור, מחסנים, גגות)

העלאת קבצים ותמונות

בכל שלב ניתן להעלות:

• תמונות מהשטח

• קבצי PDF, Word, Excel

• חתימות סרוקות

• תעודות משלוח / אחריות / שירות

• תיעוד תקלות חזותי ("לפני / אחרי")

הכול נשמר לפי תאריך ומקור, ונגיש בקליק.

חיפוש חכם וארכיון מאורגן

• חיפוש לפי ציוד, אזור, תאריך, משתמש, סוג תקלה ועוד

• סינון לפי משימות עם / בלי קבצים

• אפשרות לשלוף כל תיעוד תוך שניות – בזמן ביקורת

• ארכיון מאובטח עם הרשאות צפייה לפי תפקיד

דוגמה מהשטח

במפעל פארמה, תיעוד בוצע עד לא מזמן בטפסים ידניים.
בעת ביקורת רגולציה – המידע לא היה זמין במלואו, והמפעל ספג הערות קריטיות.

אחרי הטמעת Promobox:

• כל טיפול נשמר עם חתימה דיגיטלית

• כל מסמך ממוין לפי ציוד ומיקום

• ביקורת פתע עברה בלי אף הערה

• זמן איתור מסמך ירד מ-45 דקות ל־30 שניות

לסיכום

תיעוד הוא לא רק לצורך סדר – הוא ההגנה שלך, ההיסטוריה שלך, והביטחון שלך כמנהל תחזוקה.
Promobox הופכת את כל הפעולות, התמונות והמסמכים – לארכיון מסודר ונגיש, שתמיד נמצא שם כשצריך.

בפעם הבאה שתצטרך להראות מה נעשה – תדע בדיוק איפה זה נמצא.