מערכת ניהול אחזקה

תוכנה חכמה לניהול אחזקה – כל מה שצריך במקום אחד

מנהלי אחזקה בארגונים מתמודדים עם תקלות שצצות בכל רגע, תחזוקה מונעת, ציוד מתבלה וצוותים שצריך לנהל. Promobox נותנת פתרון כולל – מכל מקום, בכל זמן, וללא כאב ראש.

רוצים לדעת יותר?

למה חשוב להשתמש בתוכנה לניהול אחזקה?

שימוש בתוכנה לניהול אחזקה הוא צעד קריטי לכל ארגון, מפעל או מוסד שרוצה לעבוד בצורה מסודרת, יעילה וחסכונית

היתרונות של ניהול משימות במערכת ממוחשבת

ניהול תקלות מסודר ויעיל

במקום לרדוף אחרי הודעות, מיילים או טלפונים – כל תקלה מדווחת ישירות דרך המערכת (גם מהנייד), מתועדת, ונכנסת לתהליך עבודה עם אחריות ברורה ולוחות זמנים.

תחזוקה מונעת – לא רק כיבוי שריפות

מערכת ניהול אחזקה מאפשרת לקבוע משימות תחזוקה מונעת מראש – לפי תאריכים, שעות עבודה של מכונה או תדירות טיפול – וכך לצמצם תקלות פתאומיות ויקרות.

מעקב אחר ציוד ואביזרים

אפשר לדעת בכל רגע מה הסטטוס של כל ציוד: מתי טופל לאחרונה, מה בוצע בו, מה תקול ומה תקין. ניהול חכם של מלאי חלפים, ציוד ותעודות אחריות – הכל במקום אחד.

תיעוד מלא – כולל תמונות, חתימות, קבצים

כל טיפול או תקלה מתועדים עם היסטוריה מלאה – מי טיפל, מתי, מה נעשה בפועל. התיעוד הזה תורם לשקיפות, שיפור תהליכים ולהגנה במקרה של ביקורות או תביעות.

שיפור השליטה והאחריות של צוותי התחזוקה

המנהלים יודעים מה בוצע, מה תקוע, מי אחראי – וכל עובד יודע בדיוק מה מצופה ממנו, בלי בלבול או כפילויות.

דוחות, סטטיסטיקות ותובנות עסקיות

באמצעות הדוחות ניתן לזהות אזורים בעייתיים, ציוד "בעייתי", עומס על עובדים, ועוד – ולשפר את תכנון האחזקה והמשאבים.

גישה מהשטח – בכל זמן ומכל מכשיר

אפשר לעבוד מהמחשב או מהסמארטפון – לפתוח קריאות, לעדכן משימות ולתעד תקלות בזמן אמת, גם כשהטכנאי בשטח.

חיסכון בכסף ומשאבים

פחות תקלות מפתיעות = פחות הפסדים. פחות זמן מבוזבז על בירוקרטיה = יותר עבודה בפועל.

ומה PROMOBOX מציעה?

המערכת מבוססת על גישת ה-Management Control System ששמה את המנהלים ובעלי העסקים במרכז ודואגת לשקלל את המידע לדשבורד ייחודי. בזכות גישת ה-MCS, הממשק כולל מגוון עשיר של כלים ניהוליים שיחד מספקים תמונת מצב עדכנית על העסק בכל רגע נתון.

ניהול פרויקטים פשוטים

ממשק ייעודי לתכנון והקמת פרויקטים לעסקים קטנים ובינוניים עם תצוגת גאנט למעקב ובקרה על זמנים, תקציבים, ניתוב צוותים והקצאת משימות. פרומובוקס מספקת מענה מקיף המאפשר סקירה מלאה על שלבי הפרויקט, תוצאותיו, עלויות שונות וקישור בין משימות וצוותים בבית העסק. 

ניהול משימות ויומני עובדים

מערכת ניהול משימות חכמה ששומרת על ממשק פשוט ונוח. ניתן לא רק לעקוב אחר קצב העשייה אלא גם להקים יוזרים עם הרשאות ייחודיות לקבלת מידע וביצוע פעולות, להפריד בין דרגי הניהול, להקצות משימות, לבצע שיוכים לפרויקטים, לשתף יומני עובדים, להקים תזכורות ולמעשה לאחד את פעילות העסק תחת ממשק אחד.

ניהול משימות ופרויקטים הולך יד ביד עם הצורך בהפקת מסמכים חשבונאיים שונים וביצוע פעולות סליקה. המערכת כוללת ממשק חשבונאי עצמאי, אפשרות סנכרון למערכות חשבונאיות פופולרית ומערכת גבייה מתקדמת לביצוע מעקב תשלומים מלקוחות, שליחת התראות כוללות וממוקדות ועוד.

ניהול תחזוקה מונעת – שגרה חכמה שמונעת תקלות

אחזקה מונעת (Preventive Maintenance) היא הבסיס לתחזוקה מודרנית ויעילה. במקום לחכות לתקלה, המערכת של PROMOBOX מאפשרת לתכנן מראש פעולות תחזוקה שגרתיות לפי לוחות זמנים, מדדים תפעוליים או שעות עבודה של הציוד. לדוגמה: החלפת פילטרים כל 3 חודשים, בדיקת מנועים לאחר 500 שעות עבודה, או שימון מכונות אחת לשבוע.

באמצעות תכנון אוטומטי, תזכורות חכמות, ומעקב אחר ביצוע בפועל, ניתן להבטיח רציפות תפעולית, לצמצם זמני השבתה ולהאריך את חיי הציוד. PROMOBOX מתעדת את כל הפעולות באופן דיגיטלי ומאפשרת הפקת דוחות שממחישים את ההיסטוריה התחזוקתית של כל מכונה או אתר. כך, גם עובדים מהשטח וגם מנהלים במטה רואים בזמן אמת מה טופל, מה בתכנון, ומה מתעכב – ומקבלים שליטה מלאה בתחזוקה שוטפת.

ניהול מכונה או אתר – מבט כולל על כל נקודה בשטח

PROMOBOX מאפשרת לנהל כל מכונה, מתקן, אתר או מבנה – באופן עצמאי ועם מעקב מלא אחר כל פרט: מהיסטוריית טיפולים, דרך תיעוד תקלות, ועד אחריות, ספקים, הוראות יצרן, טפסי בדיקה ועוד.

כל נכס במערכת מוגדר כיחידת תחזוקה עצמאית, שניתן לצרף לה קריאות שירות, משימות תחזוקה, תזכורות, חיבורים לציוד נלווה, צילומים ועדכונים מהשטח. כל פעולה שנעשית בשטח נשמרת בפרופיל של הנכס – כך שבלחיצת כפתור ניתן לדעת מה מצב המכונה, מתי בוצעה תחזוקה אחרונה, מי טיפל, אילו חלקים הוחלפו ומה מתוכנן להמשך.

לארגונים עם אתרים מרובים או ציוד רב – היכולת הזו מהווה קפיצת מדרגה. אפשר לנהל את כל הנכסים במקום אחד, לבנות היררכיה בין מתקנים, ולעקוב אחר ביצועים, תקציבים וזמינות – בצורה ויזואלית, שקופה ונוחה לניהול.

אחזקה מתוכננת (Planned Maintenance) שונה מאחזקה מונעת בכך שהיא מתמקדת בבניית תוכנית תחזוקה כוללת, חודשים קדימה, בהתאם לצרכים הארגוניים, עונות השנה, זמינות ציוד, משאבים וכוח אדם. למשל: תכנון השבתה לצורך טיפול שנתי בכל מכונות קו הייצור, או קביעת עבודות תחזוקה לתקופה בה יש ירידה בהיקף הייצור.

PROMOBOX מאפשרת ליצור תוכניות תחזוקה ארוכות טווח, להצמיד להן טפסים ייעודיים, לשייך עובדים ונותני שירות לכל משימה, ולוודא ביצוע באמצעות מעקב סטטוס אוטומטי. אפשר לקבוע תלויות בין משימות, לצפות בהשפעה התפעולית על משאבים אחרים, ולהבטיח שבזמן אמת כל אחד ידע מה נדרש ממנו – מבלי לעבור בין מיילים, שיחות טלפון או קבצי אקסל.

השילוב בין תחזוקה מתוכננת לאחזקה מונעת מעניק לארגון יכולת אמיתית לשלוט בתחזוקה, למנוע תקלות מראש ולנצל את הזמן והמשאבים בצורה חכמה ורווחית.

תחזוקת שבר (Reactive Maintenance) נועדה לתת מענה מהיר לתקלות שצצות בשטח – מנוע תקול, צינור שהתפוצץ, נורת אזהרה שנדלקה. PROMOBOX מאפשרת לכל עובד, טכנאי או לקוח לדווח על תקלה באופן מיידי – מתוך המערכת או דרך טופס חיצוני – והקריאה נכנסת מיידית למערכת, משויכת למכונה הרלוונטית ומקבלת טיפול.

מערכת קריאות השירות של PROMOBOX יודעת להבדיל בין תקלות דחופות לתקלות רגילות, להקצות את המשימה לגורם המתאים (אוטומטית או ידנית), ולעקוב אחר זמן הטיפול בפועל מול הזמן הרצוי. כל שלב בתהליך – דיווח, תגובה, תיקון וסגירה – מתועד ומנותח, כך שהמערכת גם מטפלת בתקלה וגם לומדת ממנה לעתיד.

בנוסף, ניתן לצרף לכל קריאת שבר תמונות, קבצים, תיעוד לקוחות, חתימות, ותשובות לטופס מותאם אישית – כדי שתהליך העבודה יהיה מסודר גם בלחץ. כך אפשר לקצר את זמני ההשבתה ולמנוע את התקלה הבאה.

ניהול אי התאמה (Non-Conformance Management) הוא חלק בלתי נפרד מתחזוקה איכותית, במיוחד בארגונים שפועלים לפי תקני ISO או מחויבים לרמת שירות גבוהה. PROMOBOX מאפשרת לתעד כל מקרה של אי התאמה – בין אם מדובר בתקלה, סטייה מהוראות עבודה, חריגה בבטיחות או בעיה באיכות – ולנהל את כל שלבי הבדיקה, הסיווג, הטיפול והסקת המסקנות.

לכל מקרה ניתן להצמיד טופס ייעודי עם שאלות פתוחות, סגורות או אמריקאיות, כולל חקירה ראשונית, קביעת גורם אחראי, פתרון מיידי ופעולה מונעת. ניתן גם לנתח מגמות ולזהות חזרות על סוגי תקלות או תבניות בעייתיות, ולשפר תהליכים לאורך זמן.

ניהול אי התאמה מקצועי בעזרת PROMOBOX לא רק פותר בעיות – אלא בונה תרבות של שקיפות, אחריות ושיפור מתמיד. זהו כלי קריטי עבור ארגונים שרוצים לצמצם סיכונים, לעבור ביקורות בצורה חלקה, ולהעניק שירות ברמה הגבוהה ביותר.

 

דו"חות וסטטיסטיקה

חדר בקרה ממוחשב למנהלים בכירים וזוטרים דוגמת ראשי פרויקטים ומנהלי מוקדי מכירות. מתוך גישת ה-MCS הושם דגש ניכר על מתן אפשרויות מתקדמות לקבלת מידע על התנהלות בית העסק בראיה כוללת ולחילופין עם אפשרות לירידה לרזולוציות.

איך מערכת CMMS תומכת בעמידה בתקני ISO, ובפרט תקן ISO 9001 ו־ISO 55001:

איך מערכת CMMS מסייעת לעמידה בתקני ISO?

תקני ISO הפכו לחלק בלתי נפרד מהפעילות השוטפת של ארגונים שמחויבים לאיכות, בטיחות וניהול יעיל של נכסים. בין התקנים המרכזיים, ניתן למנות את ISO 9001 (מערכת ניהול איכות) ואת ISO 55001 (ניהול נכסים). כדי לעמוד בדרישות התקנים הללו בצורה מסודרת, יעילה ומתועדת – ארגונים רבים נעזרים במערכת CMMS (מערכת ממוחשבת לניהול תחזוקה).

מערכת CMMS כמו PROMOBOX לא רק מסייעת באחזקת הציוד, אלא גם יוצרת תשתית ניהולית שמיישרת קו עם דרישות ISO בכל הנוגע לרישום, עקיבות, בקרה ושיפור מתמיד.

1. תיעוד ואיתור מידע – מפתח ל־ISO

אחד מעקרונות היסוד של תקני ISO הוא תיעוד ברור של פעולות, נהלים, תקלות ותגובות. מערכת CMMS מתעדת כל פעולה שמתבצעת: קריאות שירות, משימות תחזוקה, מועד ביצוע, זהות המטפל, ציוד מעורב, חלקים שהוחלפו, עלויות, תקלות חוזרות ועוד.

המערכת שומרת היסטוריה מלאה לכל מכונה, כולל אפשרות לצרף מסמכים, תמונות, הוראות יצרן, טפסי בדיקה ודו"חות ביצוע – מה שמאפשר להציג מידע מדויק בזמן ביקורת או לצרכים תפעוליים.

2. ניהול אי התאמות – דרישה ישירה של ISO 9001

ISO 9001 מחייבת ארגונים לזהות חריגות ולבצע פעולות מתקנות. PROMOBOX כוללת מנגנון מובנה לניהול אי התאמות: ניתן לפתוח מקרה חריגה, לשייך אותו למכונה או תהליך, להצמיד טופס מותאם, לקבוע גורם אחראי, לעקוב אחר טיפול, ולתעד את כל הפעולות שנעשו – כולל פתרון מיידי, פעולה מונעת והסקת מסקנות.

כל שלב בתהליך מתועד ומנותח, מה שמאפשר להפיק דו"חות תקופתיים ולשפר תהליכים בהתאם.

3. תחזוקה מתוכננת ומונעת – עמידה בתקני ISO 55001

תקן ISO 55001 מתמקד בניהול נכסים (Asset Management), ובפרט בתחזוקה מונעת, תחזוקה מבוססת מצב (Condition-based), ותחזוקה מתוכננת ארוכת טווח.

PROMOBOX מאפשרת להגדיר תכניות תחזוקה לפי לוחות זמנים, חיישנים, מדדי שחיקה או יצרן, ולהבטיח שכל פעולה מתבצעת בזמן ובאופן מתועד. כך ניתן להוכיח שהארגון שומר על הציוד שלו לפי סטנדרטים ברורים – דבר מהותי בתהליך ההסמכה.

4. שקיפות, עקיבות ודוחות – לא רק לביקורת

בין אם מדובר בביקורת חיצונית לצורך חידוש תעודה, או בביקורת פנימית של הארגון עצמו – מערכת CMMS מספקת שקיפות מלאה. כל אירוע מתועד, ניתן לאחזר ולפלח את המידע לפי ציוד, זמן, עובדים, עלויות או אזור פעילות. הדוחות זמינים בלחיצת כפתור, והם מראים מגמות, תדירות תקלות, זמני תגובה ותחזוקה ועוד.

5. שיפור מתמיד – עיקרון מרכזי של ISO

מערכת CMMS תומכת גם ביכולת ללמוד מכל אירוע. בעזרת ניתוח קריאות שירות, השוואת ביצועים בין תקופות, ומעקב אחר תקלות חוזרות – ניתן להסיק מסקנות אמיתיות ולשפר תהליכים. זהו בדיוק מה ש־ISO דורש: לא רק לעמוד בדרישות – אלא גם להשתפר באופן עקבי.

דברו איתנו

הנצי"ב 16, תל אביב-יפו, מיקוד

המערכת יכולה להתאים לעסק שלי?

ב-PROMOBOX דאגנו לשמור על פשטות מבלי להתפשר על קיום רובדים משמעותיים להבטחת מהלך עבודה פרודקטיבי, חסכוני ושוטף. 

תוכנה לניהול אחזקה היא כבר לא "nice to have", אלא כלי הכרחי לכל מי שרוצה להתנהל חכם, לחסוך כסף, למנוע תקלות ולשלוט טוב יותר בכל תהליך תחזוקה.

בין שמדובר בהיקף מצומצם או נרחב של פרויקטים ומשימות, מומלץ בחום לרכז ולנהל את הכל תחת קורת גג אחת שתבטיח סדר, ארגון ופרודקטיביות.

עם פרומובוקס תוכלו לפקח ולנהל מספר בלתי מוגבל של פרויקטים, לנהל יומני משימות חכמים, לערוך תזכורות, לבצע בקרת תקציבים, לערוך גביית תשלומים, להפיק מסמכים חשבונאיים, לנהל רשומות לקוח ולקבל מידע שוטף לדשבורד מנהלים. 

מה זה CMMS ולמה זה חשוב?

CMMS – ראשי תיבות של Computerized Maintenance Management System, או בעברית: מערכת ממוחשבת לניהול אחזקה – היא הפתרון המודרני והיעיל ביותר לניהול מערך האחזקה בארגונים, מפעלים, מוסדות ועסקים תעשייתיים.

אם עד היום ניהלתם תקלות, ציוד ותחזוקה בקבצי אקסל, מחברות או שיחות וואטסאפ – הגיע הזמן לעבור לניהול חכם באמת.

CMMS זה Promobox

Promobox MCS היא הרבה יותר ממערכת CMMS רגילה. היא מאפשרת למנהלי אחזקה ותפעול לנהל את כל התחום – מהנייד, בזמן אמת, עם שליטה מלאה.

במערכת שלנו תמצאו:

  • פתיחת תקלות מכל מכשיר, כולל תמונות ומיקום

  • ניהול ציוד עם היסטוריית תחזוקה

  • תחזוקה מונעת אוטומטית לפי לו"ז או שעות עבודה

  • הקצאת משימות לצוותים כולל מעקב ביצוע

  • דוחות חכמים לקבלת החלטות

  • תיעוד חתימות, קבצים ומסמכים

  • אוטומציות וזרימות עבודה ללא קוד


למה זה חשוב?

ניהול נכון של אחזקה חוסך זמן, כסף ותקלות. CMMS טוב – כמו Promobox – לא רק מטפל בתקלות, אלא מונע אותן מראש, מספק שקיפות מלאה, ומשפר את הביצועים של כל מערך האחזקה.

השוואה מול אקסל / שיטות ישנות מול חדשות

מאפייןניהול באקסלניהול עם Promobox
תיעוד טיפוליםידני, מתבלגןאוטומטי, מסודר
פתיחת קריאותשיחות/וואטסאפמהנייד עם מעקב
תחזוקה מונעתתלויה בזיכרוןתזמון חכם
ניהול ציודגיליונות נפרדיםבממשק מרוכז
דיווחים ודוחותידנייםדוחות בזמן אמת

שמים את המנהלים במרכז

Promobox פותחה על בסיס גישת ה-Management Control System או בקיצור MCS ששמה את בעלי העסקים והמנהלים במרכז. המערכת מותאמת למגוון עשיר של עסקים וכוללת פיצ'רים מתקדמים לניהול ועשייה יומיומית.

בין יכולות המערכת:

פתיחת תקלות מהנייד בלחיצת כפתור

כל עובד או מנהל יכול לפתוח קריאת שירות מכל מקום – כולל צירוף תמונות, הערות ומיקום – תוך שניות. חוסך זמן, מונע טעויות ומבטיח טיפול מהיר.

🔧 ניהול ציוד חכם עם היסטוריית טיפולים מלאה

מעקב אחרי כל ציוד, מכונה או מתקן – עם היסטוריה מתועדת של כל טיפול, החלפה או תקלה. המערכת מזהה מגמות, מפחיתה תקלות חוזרות ומייעלת תחזוקה שוטפת.

תחזוקה מונעת מתוזמנת מראש

תכנון חכם של תחזוקה לפי זמן, שימוש או הוראות יצרן – כולל תזכורות, הקצאת משימות ואחריות. מונע תקלות יקרות ועצירות ייצור לא מתוכננות.

תיעוד מלא עם תמונות, חתימות וקבצים

כל טיפול או תקלה מתועדים באופן מלא – כולל הוספת קבצים, חתימות טכנאים, תמונות מהשטח והערות. מקנה שליטה, שקיפות, וביטחון מלא מול ביקורות או לקוחות.

אוטומציות בהתאמה אישית – ללא צורך בקוד

המערכת יודעת לבצע פעולות אוטומטיות לפי כללים שתבחר: שליחת התראות, הקצאת משימות, שינוי סטטוס ועוד – בצורה קלה, ללא צורך במתכנת.

דוחות וסטטיסטיקות בלחיצת כפתור

קבל תמונה מלאה בזמן אמת על פעילות האחזקה: תקלות פתוחות, ביצועי צוות, תחזוקה מונעת, עלויות, זמינות ציוד ועוד. הדוחות ניתנים להורדה או שליחה אוטומטית.

מחפשים תוכנה לניהול אחזקה? השאירו פרטים ונציגינו יחזרו אליכם בהקדם

עוד בנושא ניהול אחזקה

כללי
menahem

מערכת ניהול איכות ועמידה בתקן ISO 9001

מערכת ניהול איכות ועמידה בתקן ISO 9001 בעולם העסקי המודרני, שבו התחרות גבוהה והלקוחות מצפים לאיכות ושירות ללא פשרות, ארגונים נדרשים להוכיח שהם עומדים בסטנדרטים

Read More »
כללי
menahem

תוכנה לניהול איכות ואי־התאמות

תוכנה לניהול איכות ואי־התאמות – איך פרומובוקס מספקת שליטה ובקרה מלאה ניהול איכות הוא תחום שמחייב דיוק, אחריות ותיעוד מתמיד. כאשר ארגון רוצה להבטיח מוצרים

Read More »
כללי
menahem

תוכנה לניהול איכות

תוכנה לניהול איכות – איך פרומובוקס עוזרת לארגונים לעמוד בתקנים ולשפר ביצועים ניהול איכות הוא אחד התחומים המרכזיים ביותר בכל ארגון יצרני או שירותי. איכות

Read More »
כללי
menahem

כיצד לייצר שגרה תפעולית אפקטיבית עם משימות תקופתיות (שבועיות/חודשיות)

כיצד לייצר שגרה תפעולית אפקטיבית עם משימות תקופתיות (שבועיות/חודשיות) בכל ארגון תעשייתי או תפעולי, שגרה תפעולית תקינה היא כמו פעימות הלב: קבועה, מדויקת וקריטית להישרדות.

Read More »
כללי
menahem

שגרה תפעולית לא בונים באקסל

שגרה תפעולית אפקטיבית לא בונים באקסל ברוב הארגונים, במיוחד במפעלים, מוסדות וארגוני שטח – יש עשרות פעולות שחוזרות על עצמן על בסיס קבוע: בדיקת גנרטורים

Read More »
כללי
menahem

מנהלי תפעול – ממה אתם מפחדים?

מנהלי תפעול – ממה אתם מפחדים? בואו נדבר דוגרי.למה אתם ממשיכים לעבוד כאילו אנחנו בשנת 2010?למה אתם עדיין כותבים משימות על דף, שולחים תזכורות בוואטסאפ

Read More »
כללי
menahem

תוכנה לניהול אחזקה מונעת

תוכנה לניהול אחזקה מונעת: תכנון במקום תגובה במשך שנים רבות ניהול התחזוקה התבסס על תגובה לבעיות: כשמשהו התקלקל – תיקנו. אך במציאות התפעולית של היום,

Read More »